INDICADORES DE PERFORMANCE

Menção Honrosa no II  PRÊMIO  ALSTOM  DE  TECNOLOGIA  METROFERROVIÁRIA; trabalho apresentado no Seminário Técnico da Feira Negócios nos Trilhos, outubro de 2005, São Paulo

Autor: Ary Arruda Filho, engenheiro na Supervia.
E-mail: aarruda@supervia.com.br

Não podemos controlar aquilo que não podemos medir

A proposta deste trabalho é oferecer uma revolução no mundo das ferrovias no que diz respeito a redução de custos , aumento da confiabilidade dos equipamentos , aumento da lucratividade , envolvimento de colaboradores garantindo sua segurança dentro dos processos estabelecidos.

Desenho de Processos
 
Utilizando desenhos de processos para facilitar o entendimento e melhorar a comunicação .
Nosso objetivo é reduzir custos , melhorar a produtividade e assegurar que os funcionários da empresa possam participar das estratégias da empresa, bem como em todo o processo garantir a integridade e segurança de cada colaborador.
Os desenhos de  processos das nossas áreas poderão assegurar a todos os funcionários da empresa alguns facilitadores no seu dia a dia:

• Desenvolvimento profissional
• Comunicação dos procedimentos corretos de trabalho
• Aprimoramento das práticas  existentes.

Os benefícios de mapeamento de processos visam :
Divulgar informações básicas de empresa tais como

• O que é produzido

• Como é produzido
• Quais são os papéis e as responsabilidades envolvidas.

Através de uma simbologia fácil de entender podemos estender os procedimentos de trabalhos a todos os níveis da corporação através de nossa intranet e a documentação gerada poderá ser base para projetos de qualidade.

O principal objetivo do desenho de processo é:

• Assegurar um perfeito entendimento do processo entre as partes e assim garantir que todos estarão focados nas metas e objetivos gerais do negócio.
• Visualizar e Documentar
• Discutir e Aperfeiçoar

Melhorar processos , o que significa isto na prática

Manter o foco no cliente e em atividades que criem valor para ele.
Concentrar-se menos no estado dos produtos produzidos e  em quem está fazendo o que e mais em como o resultado é produzido (processo).
Distribuir responsabilidades para melhorias contínuas de métodos de trabalho identificando os responsáveis pelos processos.

Ter um referencial  para medir índices de performance.

Ter meios de criar um ambiente comum para negócios e operações—Incluindo visão corporativa, missão, e cumprimento dos objetivos do negócio.

A importância de manter o foco no cliente.

Figura 1 – Comparação entre empresas que seguem modelos de processsos

A falta de entendimento de como o valor do cliente é criado leva a empresa a se concentrar em objetivos internos perdendo de vista seu objetivo principal.

Qualidade total – filosofia baseada na aproximação dos processos:

Figura 2 – Modelo do Gerenciamento de Quialidade

O que é  um modelo de processo?

Um modelo é algo focado em características selecionadas, relacionamentos simples, claros organizados de uma maneira fácil de entender, para representar ou descrever algo complexo que, para a maioria das pessoas seria incompreensível ou difícil de aceitar.

O que dá validade a um modelo ?

• Correção.
• Integridade Relevante.
• Simplicidade e facilidade de entendimento.
• Útil – cumpre seu propósito.

Figura 3 – representação da criação de um usuário no sistema

Os Objetos de Manutenção

Uma vez identificado os processos, passamos ao cadastro dos equipamentos ou objetos de manutenções que serão representados através de uma estrutura espacial referenciando o local exato do item de manutenção.
Desta forma podemos estar controlando as manutenções, os custos , as demandas de materiais e o histórico de manutenções executados , e as re-ocorrências  das falhas em um mesmo item de manutenção.
O controle de cada objeto de manutenção é feito através de uma estrutura gráfica  de objetos ( equipamentos ou itens de manutenção).
Podemos criar várias estruturas que representem exatamente a visão de negócio da empresa, assim é possível controlarmos cada objeto de cada gerência individualmente.
Cada objeto representado por uma “caixa”na estrutura possui informações distintas, é possível obter o custo de manutenção até o momento , o histórico de manutenção, a rastreabilidade da movimentação do objeto ao longo de qualquer  estrutura, a recuperação do item , o planejamento de manutenções preventivas e os recursos necessários a longo prazo.

Figura 4 – Estrutura de Objetos e Funcionalidades

O Planejamento das Manutenções.

Uma vez definido as estruturas, basta definir quais  objetos de manutenção que serão controlados por manutenção preventiva, estes serão  associados a um plano de manutenção  que poderá ser controlado por:

• Calendário – manutenção baseada no tempo
• Critério – manutenção baseada em condições  ( preditiva)
• Evento  - manutenção baseada em um evento qualquer ( feriado prolongado , férias coletivas etc...)

Cada objeto pode possuir inúmeros planos de manutenção com a combinação que melhor descreva o controle a ser assegurado ao objeto:

Manutenção de ativos

Altos níveis de produtividade e rentabilidade pressupõem um uso eficiente dos ativos da empresa. Um dos aspectos mais importantes deste processo, é um sistema de manutenção poderoso , pro-ativo  e aberto que possa comunicar e colaborar com outros departamentos e processos da empresa.
Deve ser flexível o suficiente para desenvolver e adaptar as mudanças rápidas de demandas. Deve ser fácil de acessar e de trabalhar, com uma profunda gama de funcionalidades que irá suportar os requerimentos do dia a dia da manutenção como o contínuo desenvolvimento e melhoramento.
Os esforços devem ser direcionados para as necessidades de manutenção, o total de manutenções preventivas podem ser maximizadas, e o processo de aquisição de material pode ser racionalizado. O resultado é um ganho na disponibilidade  de equipamentos, melhora no fluxo financeiro, aumento no uso da capacidade, melhores rotinas de compras, e melhor uso  do recurso humano são apenas alguns fatores decisivos.
O segredo do Sucesso.
Após o mapeamento dos processos identificamos quais eram as reais necessidades de cada uma das gerências :

• Via Permanente
• Materiais  Rodante
• Sinalização
• Energia
• Telecomunicações

Um  processo chave comum a todos foi o da gestão de ordens de serviços onde através deste processo é possível solicitar as necessidades de manutenções e o planejamento de recursos:

• Material
• Ferramenta e Facilidades
• Pessoal

É possível também planejar de uma forma gráfica as programações de manutenções
 

Figura 5 - Gráfico de Gantt Ordens de Serviços.

Cada Gerência pode visualizar o progresso de suas ordens de serviços apurando resultados  em tempo real. O Gráfico de Gantt possibilita através de cores diferenciar o progresso de cada Ordem de serviço . É possível através de comando clicar e arrastar re-programar  uma ordem de serviço, as datas de início planejado e conclusão planejada.
Através do gráfico  podemos verificar a capacidade de recursos alocados ás ordens de serviços, visualizar se possuímos materiais que irão atender as todas as demandas de serviços e redimensionar as cargas de ordens de serviços afim de que possamos concluir os serviços nos prazos estipulados.
Outro fator importante é a condição do ser humano , o processo permite criar delimitações que são processos lógicos que estabelecem a segurança do recurso homem.
Para que uma ordem de serviço seja executada , é necessário primeiro atender aos requisitos da delimitação , como por exemplo a isolação da área , e o uso de EPI(s) ( Equipamentos de proteção individual) .
Todo o processo conta ainda com a vantagem de um recurso de gestão de documentos , onde é possível anexar a qualquer parte do processo documentos de qualquer natureza : fotos , filmes , textos , procedimentos , relatórios que ficam a disposição  do usuário a qualquer momento e em qualquer lugar .

Figura 6 – Gerenciamento de Documentos

Quando os dados relativos ao serviço são executados , e ocorrem os inputs nas ordens de serviços, é possível analisar  despesas e  ou receitas em tempo real .

Análise de Falhas.
O processo da Ordem de serviço permite que as gerências possam efetuar a análise de gestão de falhas através do próprio processo, sendo a informação serão processadas diretamente do banco de dados, não sofrendo qualquer interferência por planilhas Excel.
Os gerentes podem pesquisar em tempo real através de um interface amigável, criar várias pesquisas sobre as falhas que estão ocorrendo por alguns dos seguintes critérios:

• Ramal ; Estação – Trecho inicial ; Estação – trecho final ; Km inicial ; Km final; tipo de serviços executados...etc..

Desta forma podemos acompanhar e gerar relatórios instantâneos para grupo de falhas , re-ocorrências ,por Ramal  , entre Estações e precisamente em qual Km ( quilometro ) ocorre o problema.
Isto se aplica as gerências de Via Permanente , Telecomunicações , Energia , e Sinalização .
Quanto ao Material Rodante, podemos em tempo real saber o MKBF por grupo de falhas, a unidade TUE que mais apresenta problemas, qual componente da TUE apresenta maior falha e assim por diante....isto é , toda a gestão da Ferrovia em um clique do botão.
Ainda é possível identificarmos nos processo de Ordens de serviços a produtividade da equipe na execução de uma tarefa.
Como o sistema possibilita os apontamentos de horas inicias e finais , além da classe de atividade de apontamento (deslocamento , aguardando material , produção etc....) é possível identificarmos o volume de horas trabalhadas por equipe, o custo real e as horas efetivamente trabalhadas.
A partir destes dados temos os indicadores de performance por atividade realizada.
Outro ponto importante é a produtividade de equipamentos que também são considerados ferramentas , como é o exemplo da SOCADEIRA, podemos controlar o custo de apropriação deste equipamento na ordem de serviço como também identificarmos o tempo total alocado á ordem e o tempo real de produção e a quantidade produzida , o que irá nos fornecer indicadores de produtividade em tempo real.

Informações em tempo Real:

Figura 7 – Exemplo de extração de dados automática – Quilometragem da Frota

Figura 8 – Exemplo de extração de dados automático – Análise de falhas por grupo

Figura 9 – Exemplo de extração de dados automático – Número de falhas na frota

Figura 10 -  Extração automática de dados - Análise de MKBF por grupo de falhas.
O sistema oferece uma ferramenta gráfica para o desenvolvimento de relatórios diversos, assim podemos criar pelo método de “clicar e arrastar”,  “botões”que automatizarão os relatórios gerenciais que vão de encontro com os aspectos  estratégicos de como queremos controlar nossa empresa.

Análise de Custo e Receitas

O processo da ordem de serviço reflete diretamente sobre o ativo que está sob manutenção, permitindo ao usuário verificar os custos incorridos até o momento.
As práticas de acompanhamento permitem que se estabeleçam controle e ações necessárias para a redução de custos e entendimento das despesas envolvidas.

Figura 11   - Custo x Receita Equipamento.

Business Performance

O Business Performance  é um sistema integrado e estratégico de gestão e controle da performance que inclui relatórios, Análises e Registros. Usando técnicas comprovadas de armazenamento de dados, a informação empresarial pode ser acessada facilmente da base de dados do sistema ou de outras fontes de dados.
Está  disponível como uma solução Web que intensifica a comunicação da gestão estratégica e da performance em vários cenários. O Balanced  Scorecard permite às
organizações o uso de uma estrutura equilibrada de registro de performance, o qual suporta a execução de estratégias ao alinhar os objetivos estratégicos e medidas de desempenho com a visão e a estratégia. Por meio do Portal Pessoal, os usuários podem facilmente acessar a informação mais relevante da Performance do Negócio. E mais, no Portal Pessoal, a informação de Performance do Negócio poderá apresentar-se por meio de indicadores de desempenho, folhas de cálculo e gráficos, dando um feedback da performance num Painel (Dashboard) moderno de Indicadores de Gestão.
Para se manter competitivo no mundo dos negócios globalizado, é essencial gerenciar e controlar um grande leque de fatores que levam ao sucesso de uma empresa. Para vencer, as empresas devem ter uma visão total e multidimensional da solução e análise dos problemas. Isto cria uma necessidade de se ter um sistema de gestão de desempenho que permita ao usuário visualizar os processos de negócio de várias perspectivas diferentes.
Um sistema moderno de medição da performance, no entanto, deve permitir muitas perspectivas de negócio. Executivos, gestores e técnicos têm necessidades de informação específicas, para poderem tomar decisões certas e poder conduzir ações adequadas. Como conseqüência, um sistema de gestão da performance deve incorporar modelos de medição que suportem processos estratégicos e operacionais, perspectivas de curto e de longo prazo, perspectivas financeiras e não-financeiras, medições orientadas a funções e/ou processos, e processos de negócio numa perspectiva externa e/ou interna. Qualquer que seja a perspectiva, a gestão da performance deve identificar, recolher, armazenar, analisar e distribuir informação crítica para melhorar o negócio constantemente e assegurar que se promova um alto valor aos acionistas, clientes, empregados e outros importantes parceiros. Por conseguinte, o Business Performance tem como missão principal entender e medir os geradores de receitas e custos do negócio, para poder gerenciar e controlar
efetivamente a criação de valor.

Figura 12 – Sistemática do Balanced Scorecard

O Balanced Scorecard é também muito adequado para medições de performance mais “tradicionais” ao funcionar com Indicadores Críticos de Desempenho. Basicamente, o componente Scorecard ajuda as organizações a gerenciar e controlar os fatores críticos do negócio que levam qualquer organização ao sucesso.

Acreditamos no sucesso desta solução de controle que irá revolucionar nossa empresa e o mercado ferroviário.